12.04.2018 13:00   6552   

Главные правила выездной бизнес-конференции: советы эксперта

Как защититься от подводных камней, организуя деловое мероприятие за сотни и тысячи километров от своего офиса? Советы дает Хелен Ллойд, управляющий директор компании TMI Consultancy, занимающейся маркетингом в сфере туризма.

точка2.pngНачнем разговор с выбора площадки для мероприятия. Сразу определитесь, какого уровня требуется гостиница и сколько человек должен вмещать конференц-зал. Из верхнего ценового сегмента рекомендую рассмотреть отели цепочки One & Only. Обычно они принимают только небольшие группы гостей — это могут быть, например, члены правления компании, собирающиеся на закрытое заседание.

 
 
One & Only The Palm (Дубай)
 
 
1/3

точка2.pngОдин из отелей One & Only находится в Кейптауне рядом с крупнейшим в Южной Африке художественным музеем Zeitz. Новый музейный комплекс уникален сам по себе — он расположен в реконструированном зернохранилище постройки 1920-х годов, а высота его атриума, сооруженного из ячеистых бетонных труб, сопоставима с десятиэтажным домом. Постояльцы отеля имеют приоритетный доступ в этот центр современного африканского искусства. Еще одна его опция — возможность попробовать лучшие вина Капского полуострова непосредственно на плантациях. Все это, конечно, недешево.

Zeitz
Zeitz

точка2.pngДля более бюджетных мероприятий может подойти вариант круиза. Так, сейчас есть замечательные предложения от итальянской компании Costa Cruises. Она предоставляет оборудованные конференц-залы и лаунжи на своих лайнерах абсолютно бесплатно, независимо от количества участников поездки. А с учетом того, что питание уже входит в стоимость, организаторы фактически оплачивают только каюты.

точка2.pngПоскольку круизные маршруты предполагают посещение новых городов каждый день, возможности для организации непродолжительных, но запоминающихся перерывов в деловой программе безграничны. Поэтому тренинги, семинары и конференции на борту лайнеров становятся все более востребованными. Разумеется, в бюджет поездки нужно еще закладывать стоимость доставки людей к месту отправления судна.

точка2.pngДля россиян самые доступные по цене — круизы из Санкт-Петербурга. В сезон распродаж шестидневная поездка на лайнере Costa Cruises по маршруту с остановками в Таллине, Стокгольме и Хельсинки обойдется в 449 евро на человека (без учета портовых сборов). К слову, двухдневный круиз по Дании будет стоить всего 299 евро. А стоимость трех суток путешествия на флагманском лайнере Costa Diadema по Средиземному морю в среднем составляет 339 евро с трехразовым питанием по системе все включено. Вместительность судна — 1800 кают, в развлекательную программу входят разнообразные шоу, концерты, дискотеки. Можно даже поучаствовать в гонках на симуляторе «Формулы-1».

точка2.pngСамые популярные круизы — трехдневные и четырехдневные по Средиземному морю с отправлением из Италии и Испании. Маршрут Венеция — Бари — Дубровник — Сплит с возвращением в начальный пункт обойдется в 340 евро на человека. Четырехдневная поездка из Савоны через Барселону, Пальма-де-Майорку и Марсель будет стоить около 171 евро. Если вам достаточно двух дней, то подойдут круизы по Северной Европе из Дании и Германии по цене 299 евро.

точка2.pngРаннее бронирование позволяет получить дополнительные скидки, поэтому старайтесь заблаговременно определиться с датами, количеством кают и экскурсионной программой. Круизные компании проводят распродажи путевок не только на привычные ближние маршруты, но и на более экзотические дальние. Например, трансатлантический семидневный круиз с учетом сезонной скидки стоит 1000 евро на человека. Цена семидневного путешествия по Японии с отправлением из Токио — 535 евро.

точка2.pngКогда организатору выездного мероприятия предельно понятен его формат, нет времени, фантазии и бюджета для разработки оригинальных сценариев, удобно воспользоваться готовым пакетом. Тем более что все расходы в этом случае будут более предсказуемыми. Скажем, у сети Pentahotels, в которую входят 28 отелей по всему миру, сейчас действуют специальные условия по быстрому решению для групп от десяти человек.

точка2.pngВот что входит в пакет Penta Plus при размещении в Лейпциге за 59 евро на человека: пользование конференц-залом, кофе-брейк и утренний кофе, бизнес-ланч, напитки в течение дня. Предоставляется стандартное техническое оборудование: флипчарты, письменные принадлежности, проектор, лазерная указка, переключатель для презентаций. Отель оснащен 17 залами для конференций и может принять до 1400 участников. Добавлю, что визитной карточкой всей сети Pentahotels считаются зоны Penta Lounge, которые представляют собой комбинацию лаунж-бара, кафе и стойки ресепшен.

Penta Lounge
Penta Lounge

точка2.pngОдна из ошибок, которые допускают организаторы выездных мероприятий, — неоправданная экономия на категориях номеров или кают. Исправить положение уже в ходе поездки в этом случае трудно либо совсем невозможно. Кроме того, следует помнить, что никакой маршрут и комфортабельный лайнер не компенсируют недостатки самой деловой программы. А ведь она и является главной целью путешествия.

точка2.pngНе верьте тем, кто говорит, что на высшем уровне сможет организовать мероприятие в любой точке мира. С таким партнером вы рискуете получить полосу непреодолимых препятствий там, где их быть не должно. К примеру, он может не учесть эпидемиологическую ситуацию в другой части света, необходимость прививок, опасность укусов насекомых. По той же причине многие организационные вопросы вряд ли решат ваши собственные сотрудники или корпоративный тревел-агент. Обращайтесь к опытным подрядчикам со специализацией на том или ином регионе мира и на определенном типе путешествий.

Мы на facebook

2018 © Finparty
Использование материалов Finparty.ru разрешено только при наличии активной ссылки на источник.
ООО «Информационное агентство Банки.ру».
Карта сайта
Карта тегов
Дизайн — «Липка и друзья», 2015